Si vous détenez un NIF portugais et vivez hors de l’UE et de l’EEE, votre représentant fiscal est la personne ou le cabinet à l’adresse portugaise duquel l’Autorité fiscale envoie vos courriers officiels. On se demande souvent comment changer de représentant au moment d’un renouvellement, lorsqu’un prestataire ne répond plus ou lorsque sa situation évolue. Ce guide présente ce que l’Autorité fiscale publie elle-même sur le remplacement d’un représentant. Il s’agit d’informations générales, et non de conseils juridiques.
Peut-on changer de représentant fiscal au Portugal ?
Oui. L’Autorité fiscale et douanière portugaise (Autoridade Tributária e Aduaneira, AT) traite un remplacement par les mêmes canaux qu’une première désignation. Sa page sur la représentation fiscale demande de déposer la désignation ou la demande de remplacement (nomeação ou pedido de substituição) sur le Portal das Finanças, via l’e-balcão ou dans un service des impôts. La désignation n’est définitive qu’une fois que le nouveau représentant l’a acceptée. Source : Portal das Finanças, Representação (en portugais).
Comment se déroule un remplacement, étape par étape ?
Selon les instructions de l’Autorité fiscale elle-même, il y a quatre étapes. Les noms de menus changent de temps à autre : vérifiez donc la page officielle avant de commencer.
- Convenez-en avec le nouveau représentant. Il doit être une personne ou une société ayant une adresse fiscale au Portugal, et il doit accepter le rôle.
- Déposez la demande. En ligne, connectez-vous au Portal das Finanças et rendez-vous dans Dados Cadastrais > Representante > Entregar Nomeação, en choisissant IRS (ou IVA e IRS si vous exercez une activité au Portugal). Les alternatives sont l’e-balcão (Registo de Contribuintes > Identificação > Representação Fiscal) ou un Serviço de Finanças ou une Loja do Cidadão, sur rendez-vous.
- Joignez les documents. Si vous déposez la demande vous-même, une déclaration d’acceptation de la représentation, signée par le nouveau représentant. Si c’est le représentant qui la dépose, une procuration de votre part à cet effet ; la signature n’a pas besoin d’être certifiée lorsque la procuration est établie au nom d’un avocat ou d’un solicitador identifié comme tel.
- Le nouveau représentant accepte. Il confirme la désignation sur le Portal das Finanças (Confirmar Nomeação), ou vous vous présentez tous les deux ensemble au service des impôts.
Le dépôt via le portail nécessite votre propre accès au Portal das Finanças (NIF et mot de passe, ou Chave Móvel Digital). Si vous n’avez pas encore reçu votre mot de passe, voir comment se connecter avec votre NIF. La page pas à pas de l’AT est en anglais : Appoint a tax representative.
Qui peut être votre nouveau représentant fiscal ?
Une personne physique ou une société ayant un domicile (adresse ou siège) au Portugal. Selon la brochure de l’AT sur le NIF des citoyens étrangers non-résidents, un citoyen étranger peut aussi être désigné s’il est titulaire d’un titre de séjour valide à la date à laquelle il accepte le rôle et s’il est enregistré comme résident dans la base de données de l’AT. Si vous exercez au Portugal une activité indépendante soumise à la TVA, le représentant doit aussi être un assujetti à la TVA ayant un domicile fiscal au Portugal. Source : brochure de l’AT, Tax identification number to foreign citizens – non-residents (en anglais).
Que fait un représentant fiscal, et que ne fait-il pas ?
Selon l’AT, le représentant reçoit la correspondance que l’AT vous adresse, remplit les obligations fiscales accessoires (y compris le dépôt des déclarations de revenus) et exerce vos droits devant l’AT, comme les réclamations et les recours. En règle générale, il n’est pas responsable du paiement de vos impôts ; l’exception est la TVA lorsque le non-résident exerce une activité indépendante soumise à la TVA. Pour le quotidien, voir Représentant fiscal au Portugal : qui en a besoin ?
Où part votre courrier après le changement ?
À l’adresse du nouveau représentant. L’AT indique qu’un non-résident ayant désigné un représentant a l’adresse de celui-ci comme adresse fiscale ; les courriers, et un mot de passe d’accès au Portal das Finanças s’il a été demandé, y sont donc expédiés une fois le remplacement enregistré. Il est utile de demander au représentant actuel si quelque chose est encore en attente avant que le changement ne prenne effet.
Peut-on simplement mettre fin à la représentation sans remplaçant ?
Seulement si vous n’êtes pas tenu d’en avoir un. L’AT indique que l’obligation s’applique si vous vivez hors de l’UE, de la Norvège, de l’Islande et du Liechtenstein (ainsi que de l’Andorre et de la Suisse) et que vous établissez une relation juridique fiscale au Portugal, par exemple en possédant un bien immobilier ou un véhicule immatriculé dans le pays, en signant un contrat de travail pour y travailler ou en y exerçant une activité indépendante. Vous disposez alors de 15 jours pour désigner un représentant ou adhérer à l’un des canaux de notification électronique (le système de notifications du Portal das Finanças, ou la boîte postale électronique ViaCTT). L’adhésion à un canal n’est pas une alternative si vous exercez une activité indépendante au Portugal soumise à la TVA. Pour les résidents de l’UE, de la Norvège, de l’Islande et du Liechtenstein (ainsi que de l’Andorre et de la Suisse), la désignation d’un représentant est facultative.
La page de l’AT mentionne la loi sur la renonciation du représentant (article 130-A du Code de l’IRS) mais ne détaille pas de procédure d’annulation pas à pas ; interrogez donc l’AT via l’e-balcão ou un service des impôts avant de mettre fin à une représentation obligatoire dans votre cas. La brochure de l’AT ajoute que le défaut de désignation d’un représentant lorsqu’elle est obligatoire est puni d’une amende de 75 € à 7 500 €.
Et si vous déménagez au Portugal ?
C’est une procédure différente du remplacement d’un représentant. La brochure de l’AT sur l’adresse fiscale des citoyens étrangers indique que, dès que vous remplissez les conditions pour être considéré comme résident fiscal, vous devez communiquer votre résidence au Portugal et mettre à jour vos données dans un délai de 60 jours. Les conditions sont celles de l’AT : consultez donc la brochure et interrogez l’AT ou un conseiller fiscal qualifié sur votre propre cas. Source : brochure de l’AT, Morada fiscal dos cidadãos estrangeiros (en portugais).
Et si votre représentant est NIF Express ?
Avec NIF Express, la première année de représentation fiscale est incluse dans le prix (49,99 € adulte, 74,99 € mineur). Elle se renouvelle ensuite tous les douze mois au même montant que la période qui vient de s’achever, et nous vous écrivons par e-mail au moins 30 jours avant chaque prélèvement de renouvellement, afin que vous puissiez l’arrêter avant qu’il ne soit effectué. Si vous souhaitez faire le point sur vos options avant une date de renouvellement, écrivez à [email protected] (du lundi au vendredi, de 10 h à 17 h, heure de Lisbonne). NIF Express est un cabinet de conseil privé, et non un service de l’Autorité fiscale. Pour démarrer une nouvelle demande, voir le service NIF en ligne.
Questions fréquentes
Puis-je changer de représentant fiscal au Portugal ?
Oui. L’Autorité fiscale traite le remplacement comme une nouvelle désignation, déposée sur le Portal das Finanças, via l’e-balcão ou dans un service des impôts. Le nouveau représentant doit accepter le rôle, et la désignation n’est définitive qu’une fois qu’il l’a fait.
Comment mettre fin à mon représentant fiscal ?
Cela dépend de l’obligation d’en avoir un. La page de l’Autorité fiscale cite la loi sur la renonciation (article 130-A du Code de l’IRS) sans décrire d’annulation pas à pas : interrogez donc l’AT via l’e-balcão ou un service des impôts. Lorsqu’un représentant est obligatoire, l’absence de représentant est passible d’une amende de 75 € à 7 500 €.
Qui peut être mon représentant fiscal ?
Une personne ou une société ayant une adresse fiscale au Portugal. Un citoyen étranger doit détenir un titre de séjour valide à la date d’acceptation et être enregistré comme résident. Pour une activité indépendante soumise à la TVA, le représentant doit être un assujetti à la TVA.
Où part mon courrier après un changement de représentant ?
À l’adresse du nouveau représentant. L’Autorité fiscale indique qu’un non-résident ayant un représentant a l’adresse de celui-ci comme adresse fiscale.
Ai-je besoin d’un représentant fiscal si je vis dans l’UE ?
Non. Pour les résidents de l’UE, de la Norvège, de l’Islande et du Liechtenstein (ainsi que de l’Andorre et de la Suisse), désigner un représentant ou adhérer à un canal de notification électronique est facultatif.
Le nouveau représentant doit-il accepter ?
Oui. Une déclaration d’acceptation signée par le représentant est jointe lors du dépôt de la demande, ou le représentant confirme la désignation sur le Portal das Finanças. La désignation n’est définitive qu’une fois qu’il a accepté.
NIF Express est-il un service de l’Autorité fiscale ?
Non. NIF Express est un cabinet de conseil privé et le service en ligne de Blue Ocean Immigration. Nous préparons et déposons la demande ; c’est l’Autorité fiscale portugaise qui délivre le NIF.
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